Als een cliënt aangeeft op grond van de adviezen van het RIVM niet voor de notaris te kunnen verschijnen, hoeft de (kandidaat-)notaris zich niet bloot te stellen aan het besmettingsgevaar. Dit geldt uiteraard ook voor ander kantoorpersoneel. Om in zo’n geval de identiteit van de cliënt te kunnen vaststellen, kan (indien dat nog mogelijk is) de cliënt richting kantoor komen. De cliënt hoeft niet het kantoor binnen te treden, maar kan bijvoorbeeld zichtbaar voor de notaris buiten blijven staan en zich zichtbaar identificeren. De identificatie kan in andere gevallen digitaal plaatsvinden via bijvoorbeeld een audio-videoverbinding (Skype, Whatsapp, FaceTime, Zoom). De identiteit van de cliënt kan dan afdoende worden gecontroleerd. Voor zover nodig kan zichtbaar worden gemaakt dat er geen beïnvloeding door anderen plaats heeft. Indien mogelijk kunt u hiervan een opname maken en dan is het wenselijk deze te bewaren. Deze afwijkende wijze van identificatie dient in de akte te worden verantwoord. Volledigheidshalve merkt het bestuur op dat een audio-videoverbinding geen verplichting is.

Het ligt in de rede dat in de huidige noodsituatie meer partijen dan gebruikelijk aan zullen geven niet in staat te zijn om in het bijzijn van de notaris de akte te ondertekenen. De akte kan dan worden getekend en gepasseerd zonder dat de desbetreffende persoon in dezelfde ruimte aanwezig is als de notaris. Dit alles geldt uiteraard alleen voor situaties waarin een cliënt behoefte heeft aan notariële dienstverlening waarbij uitstel niet mogelijk of niet wenselijk is, hetgeen ter beoordeling van de notaris is, uiteraard in overleg met partijen. In een situatie waar uitstel wel mogelijk is, is het advies om het passeren van de akte, in overleg met partijen, uit te stellen tot het moment dat de huidige noodsituatie voorbij is.

Op grond van artikel 4:94 Burgerlijk Wetboek (BW) is bepaald dat een uiterste wilsbeschikking kan worden opgemaakt bij notariële akte of (in bijzondere omstandigheden) bij een aan een notaris in bewaring gegeven onderhandse akte. In besmettingsgevallen kan dit betekenen dat de notaris de tekst aanlevert voor het opstellen van de onderhandse akte. Deze onderhandse akte dient te worden getekend zichtbaar voor de notaris (bijvoorbeeld via een raam of de eerder genoemde audiovisuele verbinding). Deze onderhandse akte kan vervolgens door de notaris in bewaring worden genomen. Indien de uiterste wilsbeschikking bij onderhandse akte wordt opgemaakt, dienen de leden van artikel 4:95 BW te worden nageleefd. Lid 5 van artikel 4:95 BW bepaalt vervolgens hoe om te gaan met de vervanging van de handtekening van de erflater in dat uitzonderlijke geval.

Ook de feitelijke ondertekening van de akte verdient aandacht. Als een klant aangeeft vanwege de adviezen van het RIVM niet in staat te zijn voor de notaris te verschijnen, dan mag de notaris hiervan uitgaan en geldt geen (verzwaarde) onderzoeksplicht op dit punt. De akte zou (indien toegestaan) middels een onderhandse volmacht gepasseerd kunnen worden. Legalisatie van een onderhandse volmacht is gewenst, maar niet verplicht. Indien de wet niet toestaat dat de akte met een onderhandse volmacht gepasseerd wordt, zoals bij een testament en bij een hypotheekakte, meent het bestuur van de KNB dat de notaris wegens de huidige uitzonderlijke omstandigheden in geval van besmetting of ziekte gebruik kan maken van artikel 43 lid 4 van de Notariswet (Wna).

Dat artikel is van toepassing als een partij vanwege diens fysieke toestand niet in staat is de akte daadwerkelijk te ondertekenen. In een dergelijk geval kan op grond van deze wetsbepaling de akte worden gepasseerd zonder dat de betreffende persoon de akte daadwerkelijk ondertekent. Hiervan moet dan wel melding worden gemaakt in de akte. De notaris moet zich er uiteraard wel van vergewissen dat de cliënt zich kan vinden in de inhoud van de akte en dat hij in staat is zijn wil vrij te bepalen. Indien mogelijk kan de notaris dat via audio- of videoverbinding vaststellen, maar dat zou ook schriftelijk of via e-mail kunnen. In elk geval dient de notaris in het dossier vast te leggen dat hij heeft vastgesteld dat de cliënt zich in de inhoud kan vinden en dat hij in staat was zijn vrije wil te bepalen. De beoordeling hoe in welke situatie te handelen en hoe dat in het dossier kan worden vastgelegd, hangt natuurlijk af van de omstandigheden van het geval.