Waarom wordt er meteen om een legitimatiebewijs gevraagd als je bij Olenz komt?
Een van de belangrijkste taken van een notaris is vastleggen met wie je zaken doet. Dat identificatie belangrijk is om misbruik te voorkomen, blijkt wel uit het voorbeeld dat iemand zich voordoet als een rijke persoon, onder zijn naam een testament maakt waarin hij zichzelf met zijn echte naam als erfgenaam benoemt.
Al in de eerste wetten van Karel V werd gemeld dat de notaris moest vaststellen wie er in de akte verscheen. Je begrijpt dat dat vroeger heel anders ging dan nu. Identificatie van een persoon gebeurde doordat de notaris de persoon zelf kende. Veenendaal was nog niet zo groot en iedereen kende elkaar.
De notaris vermelde in zijn akte ook de naam van de partijen, meestal met geboortedatum en plaats en het beroep. In Veenendaal zijn er veel mensen met dezelfde achternaam. Het beroep was belangrijk om te weten wie er nu precies had getekend. Vaste regels ontbraken toen. In 1811 voerde Napoleon de burgerlijke stand in Nederland in. Sindsdien staat iedereen met zijn naam en achternaam, geboortedatum en plaats en woonplaats en adres geregistreerd. Daarmee is iedereen met unieke gegevens te identificeren. De notaris moet deze gegevens ook in de akte vermelden.
Veenendaal is inmiddels zo groot geworden dat wij niet alle Veenendalers kennen. Bovendien doen wij door heel Nederland en met partijen uit het buitenland zaken. Wij stellen de identiteit nu vast met een identificatiebewijs. Wij zijn zelfs verplicht om van elke cliënt een kopie van een geldig legitimatiebewijs in het dossier te hebben. Daarmee is een notaris een van de weinigen die de wettelijke plicht en bevoegdheid heeft om een kopie van uw legitimatiebewijs te maken. Als mensen een volmacht geven en niet zelf bij ons tekenen moet er ook een verklaring van een notaris komen dat deze persoon de handtekening echt heeft gezet met een kopie van het legitimatiebewijs.
Hoe weet je nou of een legitimatiebewijs echt is?
Wij gebruiken daarvoor de meest moderne apparatuur. Als onze cliënten een legitimatiebewijs laten zien wordt deze onder een speciale scan gelegd. Deze scan leest de digitale chip of streepjes- code van de legitimatiebewijzen en vergelijkt dit met de tekst op het document. Ook worden documenten automatisch op echtheid gecontroleerd en beoor- deeld of ze niet gestolen of vermist zijn. Zo kunnen we niet alleen Nederlandse maar ook buitenlandse identiteitsbewijzen goed controleren.
Gebruiken alle notarissen een scan?
Nee, wij lopen daarin echt voorop. Wij vinden het belangrijk om een goede identificatie te doen. Het is belangrijk om te weten met wie je zaken doet. Bovendien willen wij ook niet betrokken raken bij witwaspraktijken en malafide partijen. Dit soort partijen willen helemaal niet met hun echte naam zaken doen. Dan zijn ze te volgen door politie en belastingdienst. Doordat wij goed controleren zullen dit soort partijen ons niet als notaris uitzoeken en dat vinden wij helemaal niet erg.
Hoewel het soms wat streng overkomt dat wij elke keer naar een legitimatiebewijs vragen hebben wij daar dus een heel goede reden voor.
